Produtos de qualidade que cumprem com as necessidades são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer atividade seja para o setor industrial ou acadêmico.
A etapa de compras é uma das mais importantes para uma empresa, instituição ou mesmo pessoa fÃsica, mas infelizmente nem sempre é valorizada como tal.
Aquisição de matérias-primas e equipamentos é fundamental para a qualidade, competitividade e eficiência das próximas etapas de qualquer projeto. Por isso, podem ser o diferencial, pois impactam diretamente no financeiro que é a base de sustentação de uma empresa, instituição.
Mas como realizar um gerenciamento de compras eficaz, mesmo não possuindo um setor ou um especialista no assunto? Algumas regras básicas podem ser seguidas e assim mitigar as possÃveis chances de problemas futuros.
Neste artigo apontaremos alguns desses passos básicos e o primeiro deles é o Planejamento Estratégico.
Planejamento Estratégico de Compras
A função básica do planejamento estratégico de compras é realizar o levantamento prévio de demandas e prazos a serem executados para um determinado projeto ou setor. Tal atividade é realizada através de um Plano de Compras.
Como estruturar um Plano de Compras?
O plano de compras não deve ser imutável e sim flexÃvel e adaptável. Além disso deve ser realizado com antecedência e periodicidade regular.
Sabendo disso, o próximo passo é realizar um levantamento de todas as demandas da sua empresa ou instituição. Mas o que é demanda? Demanda significa a quantidade de um bem ou serviço que os consumidores desejam adquirir. Pode ser interpretada como procura ou necessidade de um produto ou serviço.
Para determinar a demanda verifique quais suprimentos são necessários para sua operação, em quais quantidades e em quanto tempo eles são utilizados.
Depois disso é necessário o levantamento de fornecedores, o maior erro cometido na qualificação de fornecedores é utilizar apenas o preço final como parâmetro de compras. Outros requisitos básicos são necessários na avaliação:
Atendimento ao prazo de entrega;
Pedido de compras está compatÃvel com a nota fiscal;
Qualidade do material.
Garantia
Localização
Valor
O Plano de Compras precisa contar com parceiros confiáveis e, por isso, trabalhar com apenas um fornecedor para cada item de necessidade oferece riscos como, por exemplo, interrupção no fornecimento, aumento da dependência e diminuição do poder de barganha.
Para minimizar esses riscos existe a necessidade da qualificação de múltiplos fornecedores cadastrados para a realização das cotações. Outra dica é realizar cotações periódicas e manter registros temporais de preços para acompanhamento da evolução deles. Porém a efetivação da compra não é, necessariamente, o final do processo.
Monitoramento, armazenagem e utilização de recursos
É através do monitoramento constante que são realizadas as revisões e alterações nos Planos de Compras.
A verificação da efetividade e a consolidação do planejamento também é realizada nesta etapa.
Acompanhar o correto armazenamento e utilização dos recursos adquiridos irão prover informações relevantes para a constante progressão do Plano de Compras.
Conclusão
A realização dessas sugestões tem o intuito de favorecer compras realizadas de forma eficiente, aumentando a competitividade, a otimização de recursos e a consequente diminuição de desperdÃcios.
Através do gerenciamento de compras poderá atingir objetivos definidos previamente, como economia de recursos, compras mais eficientes, parcerias com fornecedores mais confiáveis e duráveis, maior qualidade nos produtos e serviços adquiridos. Como resultado é possÃvel observar a melhoria dos indicadores de performance.
Apesar de parecer um processo extremamente complicado o gerenciamento de compras tende a ser automatizado a partir de uma frequência em sua aplicação. A partir dos levantamentos de dados realizados as tomadas de decisão vão se tornando cada vez mais rápidas e facilitadas. Portanto, para que isso ocorra é necessário que haja um comprometimento com todo o processo.