Uma cotação de preços bem feita está na base do sucesso dos departamentos comerciais. Essa atividade que parece tão corriqueira, porém, pode despertar muitas dúvidas nos profissionais das áreas de compras, vendas e financeiras.
Um bom gestor de compras terá que procurar os melhores preços do mercado para atender as expectativas financeiras e econômicas de sua empresa. Mas como fazer isso?
Não há uma única maneira correta. O mais importante é organizar todos os passos e cuidar de cada um deles, além de saber negociar com os fornecedores.
Como funciona uma cotação de preços?
O processo consiste em solicitar informações sobre o custo de produtos ou serviços a um ou mais fornecedores. Essas cotações são utilizadas para comparar diferentes ofertas e tomar decisões com embasamento sobre as compras a serem realizadas. Aqui, o passo a passo de como uma cotação geralmente é feita.
Solicitação de cotação (RFQ - Request for Quotation)
O comprador prepara uma solicitação detalhada que inclui as especificações dos produtos ou serviços desejados, as quantidades, os prazos de entrega, os termos de pagamento e quaisquer outras informações relevantes. Esta solicitação é enviada aos fornecedores em potencial.
Preparação das propostas
Os fornecedores revisam a solicitação de cotação e preparam suas propostas. Eles podem precisar de algum tempo para avaliar as especificações e calcular os custos antes de enviar as suas cotações.
Envio das cotações
Os fornecedores enviam suas cotações ao comprador dentro do prazo estabelecido. Cada cotação deve incluir detalhes sobre o preço unitário, o preço total, os termos de pagamento, os prazos de entrega e quaisquer outras condições ou informações relevantes.
Comparação das cotações
O comprador analisa todas as cotações recebidas e compara os preços, prazos e condições oferecidas por cada fornecedor. Eles podem levar em consideração outros fatores como qualidade do produto, reputação do fornecedor e histórico de desempenho.
Negociação
Se necessário, o comprador pode entrar em contato com os fornecedores para negociar os termos e condições das cotações. Isso pode incluir a discussão e ajuste dos preços, dos prazos de entrega, dos termos de pagamento ou outras cláusulas contratuais.
Seleção do fornecedor
Após revisar todas as informações e negociar conforme necessário, o comprador seleciona o fornecedor que oferece a melhor combinação de preço, qualidade e serviço. Eles notificam o fornecedor selecionado e podem iniciar o processo de compra formal.
Documentação
Todos os detalhes da cotação selecionada são documentados, incluindo os termos e condições acordados entre o comprador e o fornecedor. Isso ajuda a garantir que ambas as partes entendam suas obrigações e responsabilidades.
Execução do contrato
O comprador e o fornecedor assinam um contrato formal, se aplicável. Assim, o processo de compra é iniciado. Isso pode envolver a emissão de ordens de compra, o pagamento de adiantamentos e outros procedimentos necessários para finalizar a transação.
Cotação e orçamento são a mesma coisa?
Não. Muitas pessoas podem se confundir, mas os processos de cotação de preços e de orçamentos são diferentes. Eles se referem a conceitos distintos no mundo dos negócios e das finanças.
Uma cotação é um documento formalizado que um fornecedor envia em resposta a uma solicitação de cotação (RFQ) feita pelo cliente ou comprador.
Ela traz um detalhamento dos preços dos produtos ou serviços oferecidos pelo fornecedor. Isso inclui o preço unitário, o preço total, os termos de pagamento, os prazos de entrega, além de outras condições ou informações relevantes.
As cotações são usadas para comparar as ofertas de vários fornecedores e para ajudar o comprador a tomar uma decisão informada sobre qual fornecedor escolher para realizar a compra.
Já um orçamento é uma estimativa de receitas e despesas para um determinado perÃodo de tempo, geralmente para um ano fiscal. Um orçamento pode ser elaborado por indivÃduos, empresas, organizações governamentais e outras entidades para planejar e controlar suas finanças.
O orçamento inclui previsões de receitas (entradas de dinheiro) e despesas (saÃdas de dinheiro) e pode ser detalhado por categoria, departamento ou projeto.
O objetivo principal de um orçamento é garantir que os recursos financeiros sejam alocados de forma eficaz e que os gastos estejam dentro dos limites planejados.
Como usar a tecnologia a seu favor?
A tecnologia pode ser uma aliada poderosa no processo de cotação de preços. Com diversas ferramentas e recursos, a sua tarefa de cotar tem tudo para se tornar um processo mais eficiente e preciso. Saiba o que usar para cada etapa.
Software de gerenciamento de compras
Utilize softwares especializados em gerenciamento de compras que ofereçam recursos para criar e gerenciar solicitações de cotação (RFQs), acompanhar respostas de fornecedores, comparar cotações e tomar decisões de compra.
Plataformas de e-sourcing
Explore plataformas de e-sourcing online. Elas conectam compradores a uma ampla rede de fornecedores. Essas plataformas oferecem funcionalidades para criar RFQs, enviar solicitações para múltiplos fornecedores e receber cotações de forma rápida e eficiente.
Sistemas de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM)Â
Implemente sistemas de SRM que ajudam a gerenciar e monitorar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo. Isso pode incluir avaliações de desempenho, histórico de transações e feedback de clientes.
Ferramentas de análise de dados
Utilize ferramentas de análise de dados para analisar e comparar cotações de diferentes fornecedores. Isso pode incluir a análise de tendências de preços, identificação de oportunidades de economia e previsão de custos futuros.
Inteligência artificial e aprendizado de máquina
Explore soluções baseadas em inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina que podem automatizar tarefas repetitivas, como a análise de cotações e a identificação de padrões de compra. Essas tecnologias podem ajudar a identificar rapidamente as melhores opções de fornecedores com base em critérios especÃficos.
Marketplaces online
Utilize marketplaces online para comparar preços e encontrar fornecedores para produtos ou serviços especÃficos. Esses marketplaces oferecem uma ampla variedade de opções de fornecedores e podem ajudar a encontrar as melhores ofertas disponÃveis no mercado.
Comunicação digital
Utilize ferramentas de comunicação digital, como e-mails, mensagens instantâneas e videoconferências, para se comunicar com os fornecedores durante o processo de cotação. Isso ajuda a agilizar a comunicação e garantir que todas as partes estejam alinhadas em relação aos requisitos e expectativas.
Quais as melhores plataformas para fazer sua cotação?
Existem várias plataformas disponÃveis no Brasil que podem ser usadas para fazer cotações de preços. Algumas das mais populares incluem:
Mercado Eletrônico
Oferece uma ampla gama de serviços de procurement, incluindo solicitações de cotação, leilões reversos e gestão de contratos.
Negocie Bem
Uma plataforma de e-sourcing que permite criar e enviar solicitações de cotação para uma rede de fornecedores cadastrados.
Cotações Web
Permite criar e enviar RFQs para fornecedores em diversas categorias de produtos e serviços, além de oferecer funcionalidades de análise e comparação de cotações.
SAP Ariba
Uma plataforma de procurement amplamente utilizada que oferece recursos para criar e gerenciar solicitações de cotação, além de facilitar a colaboração com fornecedores.
Procurando
A Procurando conecta compradores a fornecedores em diversas categorias de produtos e serviços, permitindo solicitar cotações diretamente através da plataforma.
TradeMap
Especializada em cotação de preços para produtos importados. Essa opção fornece informações sobre preços, tributos e logÃstica internacional.
BionexoÂ
Especializada na área da saúde, oferece uma gama de ferramentas completas para cotação de preços de materiais médicos, medicamentos e equipamentos hospitalares.
O que é a plataforma ComprasGov?
A plataforma ComprasGov é uma ferramenta online desenvolvida pelo Governo Federal do Brasil, especificamente pelo Ministério da Economia, que tem como objetivo facilitar e centralizar as compras públicas realizadas pelo governo brasileiro.
A plataforma, também conhecida como ComprasNet, é uma ferramenta fundamental para o processo de licitação e contratação de bens e serviços pelo governo.
Além de facilitar processos que costumam ser burocráticos e morosos, a ComprasGov se integra a outros sistemas e é um caminho que centraliza processos de compra, facilitando a vida de muitos fornecedores. Esses são alguns dos aspectos principais da ComprasGov.
Centralização das Compras Públicas
O Compras Gov funciona como um portal centralizado onde órgãos governamentais podem publicar editais de licitação, realizar pregões eletrônicos, receber propostas de fornecedores e realizar contratos. Isso simplifica e agiliza o processo de compras para o governo, ao mesmo tempo que aumenta a transparência e a competitividade nas aquisições públicas.
Pregão Eletrônico
Uma das principais funcionalidades do ComprasGov é o pregão eletrônico, que permite a realização de licitações online para aquisição de bens e serviços. O pregão eletrônico é uma modalidade de licitação ágil e eficiente, que contribui para a redução de custos e a otimização dos processos de compras governamentais.
Transparência e Controle Social
O Compras Gov promove a transparência nas compras públicas, fornecendo acesso público aos editais de licitação, resultados de pregões eletrônicos e contratos celebrados pelo governo. Isso permite que os cidadãos acompanhem as aquisições feitas pelo governo e fiscalizem o uso dos recursos públicos.
Redução de Custos e Eficiência
Ao centralizar as compras públicas em uma plataforma online, o Compras Gov contribui para a redução de custos administrativos e operacionais, além de aumentar a eficiência no processo de contratação de fornecedores. A utilização de pregões eletrônicos também favorece a obtenção de preços mais competitivos e a seleção dos melhores fornecedores.
Integração com Outros Sistemas
O ComprasGov está integrado a outros sistemas e bases de dados governamentais, como o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e o Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP), o que contribui para a garantia da idoneidade dos fornecedores e para a prevenção de fraudes e irregularidades nas compras públicas.
O ComprasNet é uma plataforma fundamental para o processo de compras públicas no Brasil. Ele proporciona maior transparência, eficiência e controle social nas aquisições realizadas pelo governo. Seu uso contribui para a promoção da concorrência, para a redução de custos e para a melhoria da gestão dos recursos públicos.
Como acessar a plataforma ComprasGov?
Utilizar a plataforma Compras Governamentais é simples. Basta seguir alguns passos:
Acesso a plataforma
Acesse o site oficial do ComprasGov (comprasgovernamentais.gov.br). Antes de usar a plataforma, pode ser necessário realizar um cadastro como usuário. Dependendo do seu perfil (órgão público, fornecedor, cidadão, etc.), os requisitos para o cadastro podem variar.
Pesquisa de licitações
Após acessar a plataforma e fazer login, você poderá pesquisar por licitações abertas. Utilize os filtros de busca para refinar os resultados de acordo com suas necessidades, como por órgão comprador, região, tipo de licitação, entre outros critérios.
Acesso aos editais
Após encontrar uma licitação de interesse, clique para acessar o edital completo. O edital contém informações importantes sobre o objeto da licitação, requisitos, prazos, documentos necessários, critérios de avaliação, entre outros detalhes. Leia-o atentamente para entender os requisitos e condições da licitação.
Participação em pregões eletrônicos
Se a licitação for realizada na modalidade de pregão eletrônico, você poderá participar do processo online. Para isso, siga as instruções do edital para realizar o cadastramento prévio no sistema, fazer a habilitação e apresentar suas propostas dentro do prazo estabelecido.
Envio de documentos
Durante o processo de participação na licitação, documentos adicionais podem ser solicitados, tais como comprovação de regularidade fiscal e trabalhista, certidões negativas, entre outros. Certifique-se de enviar todos os documentos necessários conforme as instruções do edital.
Participação em leilões
Se a licitação for realizada na modalidade de leilão, você poderá participar do processo de forma similar, seguindo as instruções especÃficas do edital e do sistema.
Acompanhamento dos resultados
Após o encerramento da licitação, acompanhe os resultados para saber se sua proposta foi aceita ou não. Você poderá acessar os resultados diretamente na plataforma. Para isso, encontre a licitação desejada e clique para acessar o edital completo. Dentro do edital, procure pelas informações sobre os resultados da licitação, incluindo o vencedor ou vencedores, valor total da proposta vencedora e outras informações relevantes.
Assinatura de contratos
Caso sua proposta seja aceita e você seja selecionado como fornecedor, siga os procedimentos para a assinatura do contrato, incluindo a entrega de documentos adicionais e a formalização dos termos do acordo.
É importante ressaltar que os procedimentos especÃficos podem variar dependendo do tipo de licitação e das regras estabelecidas pelo órgão comprador. Portanto, é fundamental ler cuidadosamente os editais e seguir as instruções fornecidas pela plataforma para garantir o cumprimento de todos os requisitos e procedimentos necessários.